Vestische Straßenbahnen
Automatisierte Führerscheinprüfung und
Schulungsplanung per Web-App
Unser Kunde
Die Vestische Straßenbahnen GmbH betreibt als Verkehrsunternehmen den öffentlichen Nahverkehr im Kreis Recklinghausen, in der Stadt Bottrop und im nördlichen Teil der Stadt Gelsenkirchen.
Mit etwa 976 km2 ist die Vestische hinsichtlich des Bedienungsgebietes eines der größten Verkehrsunternehmen Deutschlands. Über 1000 Beschäftigte mit mehr als 670 Fahrerinnen und Fahrern ermöglichen eine jährliche Beförderung von mehr als 60 Millionen Menschen.
Kurzgefasst
Das Unternehmen
Vestische Straßenbahnen GmbH
www.vestische.de
Branche
Öffentlicher Personennahverkehr (ÖPNV)
Die Herausforderung
Wie alle ÖPNV Anbieter ist auch die Vestische gesetzlich verpflichtet die Ablaufdaten der Führerscheine ihrer Fahrer zu überprüfen und sie gemäß des Berufskraftfahrer-Qualifikationsgesetzes (BKrFQG) an regelmäßigen Schulungen in verschiedenen Modulen zur „Prüfung 95“ teilnehmen zu lassen.
Durch die hohe Anzahl an Fahrern ist die zeitlich abgestimmte Koordination bisher allerdings mit einem erheblichen, manuellen organisatorischen Aufwand verbunden gewesen. Hierbei offenbarte sich zudem bei der Schulungsverteilung zum Ablauf der Fristen ein deutliches Optimierungspotenzial, da die jeweils fahrerbezogene Gültigkeitsdauer (fünf Jahre, ab der letzten Verlängerung) möglichst effizient ausgenutzt werden soll. Des Weiteren müssen die Fahrer regelmäßig ärztliche Untersuchungen wahrnehmen, die wiederum bis dato eine zeitintensive Planung vom Unternehmen erforderten.
Projektherausforderungen
- Vereinheitlichung und Automatisierung der Planung für die regelmäßigen Führerschein-verlängerungen unter Berücksichtigung des BKrFQG
- Maximale Effizienz der Terminplanung bei einer hohen Mitarbeiteranzahl
- Koordination/Terminplanung der notwendigen ärztlichen Untersuchungen
Die Lösung
Zur Vereinheitlichung und Automatisierung der Planung, sowie Organisation für die regelmäßigen Führerschein-Schulungen, wurde für die Vestische eine Webapplikation zur automatischen Führerscheinverwaltung entwickelt. entwickelt.
Die Webapplikation erhält dabei Stammdaten der Angestellten aus dem betrieblich eingesetzten HR-System SAGE. Im Webportal liegen somit alle personenbezogenen Daten sicher ab. Hier können auch Ablaufwarnungen sowie vollautomatisierte Erinnerungsmails oder alternativ SMS an das Fahrerpersonal (3, 6 oder 12 Monate im Voraus) versandt werden.
Die Zuteilung der möglichen Termine erfolgt zudem stets unter der Voraussetzung den zeitlich geeignetsten Schulungstermin für die jeweiligen Fahrerinnen und Fahrer zu finden. Im Anschluss an die Schulung werden persönliche Teilnahmebestätigungen für alle Teilnehmer erstellt, abgelegt und auf Wunsch via E-Mail versendet. Für die ärztlichen Untersuchungen des Fahrerpersonals wird nach identischer Logik verfahren, die natürlich ebenfalls über das Webportal geplant und organisiert werden.
Darüber hinaus nutzt Vestische auch die App 4mobile Führerscheinkontrolle, mit der die Führerscheinbesitzer - auch außerhalb der Schulungsplanung - den Besitz ihrer Führerscheine in regelmäßigen Abständen automatisiert bestätigen.
Lösung
- Entwicklung einer Webapplikation mit SAGE-Anbindung
- Effiziente Kommunikation und Terminplanung über das Portal
- Verwaltung sämtlicher Schulungsunterlagen, sowie die ärztlichen Untersuchungsergebnisse
- Intelligentes Matchmaking auf offene Schulungsplätze
„Mit der ICS Webapplikation haben wir die Verwaltung der Führerscheine und die Organisation der Schulungsplanung für unsere mehr als 670 Fahrerinnen und Fahrer automatisiert. Durch den effizienten Prozess, der direkt nach dem Rollout, auf hohe Akzeptanz stieß, sparen wir wertvolle Zeit und minimieren zugleich Fehlerraten.“
Das Ergebnis
Die Vestische profitiert durch die Webapplikation und den nunmehr automatisierten Prozess von Planungssicherheit, deutlichen Zeiteinsparungen und Prozesseffizienz. Dies betrifft die komplette Prozesskette, von der Modul-/Mitarbeiter-Verwaltung, über die Verteilung der gesetzlich geforderten Schulungsmodule, über die Organisation und Dokumentation der ärztlichen Pflichtuntersuchungen bis hin zur Bereitstellung und Dokumentation der Schulungs-/Modul-Zertifikate.
Das Tool schließt das Risiko des Fahrerausfalls aufgrund abgelaufener Führerscheine formal aus und bietet darüber hinaus hohe Mitarbeiter-Akzeptanz durch die einfache Bedienung/Bedienoberfläche.
Verwendete Bildmotive mit Genehmigung von Vestische. © Vestische.
Ergebnis
- Planungssicherheit und Prozesseeffizienz
- Ausschließen des Risikos von Fahrerausfall
- Hohe Akzeptanz aufgrund einfacher Bedienung
